Что такое формализованные и неформализованные документы для ЭДО?

Через ЭДО возможен обмен формализованными и неформализованными документами.

Неформализованные документы - это когда контрагенту отправляется документ в виде Pdf-файла, Excel-файла, файлов-картинок *.jpg, *.tiff, *.jpg как есть. Фактически это файлы форматов, с которыми работают только соответствующие приложения (Adobe Acrobat, Excel, Paint и т.п.). Некоторые документы по законодательству допускается отправлять по ЭДО в таком формате, а некоторые нет.

Формализованные документы - это текстовые файлы с расширением *.xml, собранные по правилам соответствующих Приказов ФНС России, пригодные для отправки по ЭДО и для машинной обработки, принимаемые налоговой как основания для подтверждения сделок. XML-документы пользователям не очень удобно читать и понимать, но эту проблему решает визуализация - механизм отображения данных из XML-файла привычным для данного типа документа образом.

Согласно законодательству передача по ЭДО счетов-фактур и УПД должна осуществляться только в формализованном виде. По остальным документам пока нет жестких требований по варианту отправки - ситуация решается по согласованию участников ЭДО, но часто преимущество оказывается на стороне формализованного документа, поскольку он удобен для автоматизированной обработки.