XMLdoc автоматически формирует электронные документы в формате XML из популярных форм соответствующих документов и отчётов, сохранённых в форматах Excel. Электронные документы в формате XML заменяют бумажные документы и отправляются через операторов ЭДО в налоговую (например, приложения к Налоговой декларации по НДС, различные уведомления) или контрагентам (например, счета-фактуры, УПД, накладные, акты, акты сверки).

XMLdoc Вам пригодится в следующих случаях:

1. Если из Вашей учётной системы не формируются какие-либо нужные электронные документы - Вы можете сформировать или вручную заполнить такой документ в формате Excel, а затем подать его в XMLdoc, который и создаст соответствующий XML-документ в актуальном формате;
2. Если из Вашей учётной системы какие-либо документы формируются в "устаревшем" формате - Вы также можете сформировать или вручную заполнить нужный документ в формате Excel, а затем в XMLdoc по нему получить соответствующий XML-документ в актуальном формате.

XML-документ - это документ, представленный в виде электронного файла в формате XML. Формат XML является наиболее распространенным форматом для электронных документов.

Документ в формате XML (документ в XML-формате, XML-документ) представляет собой регламентированную структуру данных - фактически это значимая/содержательная информация из реального документа в определенной структуре, но без какого-либо отображения/визуализации/форматирования этой информации (как это происходит в документах, предназначенных для печати). Регламентированная структура данных подразумевает соблюдение определённых правил и требований, которые обычно подробно описаны в соответствующих Приказах ФНС России.

XML-документы невозможно получить простым сохранением из Excel, поскольку при таком сохранении не будет соблюдаться структура данных, которая требуется в соответствии с Приказами ФНС.

Нажмите кнопку "Войти или зарегистрироваться" на главном экране или в меню выберите пункт "Личный кабинет". Откроется форма "Вход", перейдите в ней на вкладку "Регистрация".

1. В форме регистрации придумайте и введите свой логин, обязательно запомните его, поскольку по нему будет осуществляться вход в онлайн-сервис в дальнейшем.
2. Укажите также Ваше имя и адрес электронной почты (адрес электронной почты нужен для подтверждения регистрации и для возможности восстановления пароля).
3. Придумайте Ваш пароль (пароль должен быть не менее 6-ти символов и содержать как минимум 1 цифру, как минимум 1 букву в нижнем регистре, как минимум 1 букву в верхнем регистре, как минимум 1 спецсимвол), введите его дважды в подряд стоящие поля для пароля.
4. Отметьте "галочку" о согласии на обработку персональных данных. В специальном поле "Код с картинки" введите символы показанной Вам капчи. Нажмите кнопку "Зарегистрироваться".
5. На Вашу электронную почту придёт письмо со ссылкой для подтверждения учётной записи, кликните на ссылку в этом письме. После этого Ваша учётная запись станет активной - можно заходить в систему через форму "Вход".

Обратите также внимание, что адреса электронной почты в домене @gmail.com в данный момент не принимают наши электронные письма. Просим Вас при регистрации использовать другие адреса электронной почты.

Зайдите в онлайн-сервис XMLdoc, используя Ваш логин и пароль. Предварительно зарегистрируйтесь, если Вы ещё не зарегистрированы в онлайн-сервисе XMLdoc. При входе в специальном поле "Код с картинки" введите символы показанной Вам капчи. Откроется дополнительное меню, где по умолчанию будет выбран раздел "Конвертация"; также будут доступны следующие пункты: "История конвертаций", "Информация профиля", "Выход".

1. В поле типа "drag&drop" при помощи мышки перетащите Ваш Excel-файл. Выбрать Excel-файл также можно по клику на ссылку "Выбрать файл".
2. Через несколько секунд Вы получите готовый XML-файл. Тип Вашего распознанного документа будет указан ниже поля "drag&drop", ссылка на готовый XML-файла будет отображена здесь же. Также будет приведена информация о применённом XML-формате (версия формата, номер приказа по законодательству). В случае, если конвертация по какой-то причине невозможна, появится сообщение об ошибке.
3. Если у Вас есть ещё файлы для конвертации, таким же образом отправляйте их на конвертацию, находясь в разделе "Конвертация".

Историю ранее сконвертированных файлов и ссылки на сформированные XML-файлы можно увидеть в разделе "История конвертаций".

1. Сформированный XML-файл можно сразу загружать через оператора ЭДО, оператор ЭДО обычно показывает возможные ошибки в переданном XML-документе.
2. Сформированный XML-файл также можно проверить с помощью нашего онлайн-сервиса без регистрации https://xml.bi-cons.ru/ (пока это отдельный ресурс, но возможно в дальнейшем эта функциональность будет интегрирована в онлайн-сервис XMLdoc).
3. XML-файлы для налоговой (не ЭДО-документы для контрагентов) также можно проверить с использованием специализированного программного обеспечения для проверки XML-файлов, разработанного налоговой службой (программа "Tester", https://www.nalog.gov.ru/rn77/program/5961279/).

В случае возникновения ошибки при конвертации в XMLdoc рекомендуем выполнить следующие действия:

1. Проверить, что Ваш тип документа относится к тем, которые распознаются и на данный момент конвертируются сервисом (актуальный список конвертируемых форматов можно найти на главной странице в блоке "Какие документы и отчеты мы уже конвертируем из Excel в XML?" и в Личном кабинете в разделе "Конвертация" по ссылке "Какие типы документов и в какие XML-форматы сейчас конвертируются?")
2. Проверить, что в Вашем документе присутствуют как минимум обязательные блоки данных для соответствующего типа документа.
3. Проверить, что Ваш Excel-файл с документом удовлетворяет условиям, которые описаны в вопросе ниже "Все ли Excel-файлы документов подходят для конвертации в XML?".
4. Обратиться к нам по контактам технической поддержки.

Для корректной конвертации Ваш документ должен быть соответствующего типа. Актуальный список конвертируемых документов можно увидеть на главной странице в блоке "Какие документы и отчеты мы уже конвертируем из Excel в XML?" и в Личном кабинете в разделе "Конвертация" по ссылке "Какие типы документов и в какие XML-форматы сейчас конвертируются?"

Также Excel-файл должен удовлетворять следующим условиям:

• Если в Вашем Excel-файле-источнике несколько листов, то Ваш документ обязательно должен быть на первом листе.
• Не допускается такой формат дат, чтобы число оказалось записано между месяцем и годом, например, "2023-31-01", "2023-31-янв", "2023/31/01", "2023.31.01", "01-31-2023", "01/31/2023", "01.31.2023", "01-31-23", "01/31/23", "01.31.23", "Jan.31.23", "Январь.31.23" и т.п.
• Не допускается запись в одной ячейке (в том числе объединённой) нескольких смысловых значений, даже если они записаны с разрывом строки. Например, нельзя записывать в одну ячейку:
  "Продавец: ИП Иванов Иван Иванович (2)
  Адрес: 111111, г. Москва (2а)
  ИНН/КПП продавца: 770112345678 (2б)"
• Не допускается разделение одного смыслового значения на несколько ячеек Excel-документа (это касается как элементов формы документа (заголовки, названия полей), так и самих данных). Например, текст-заголовок колонки "Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права" нельзя записывать так:
  в одной ячейке "Наименование товара",
  под ней в ячейке "(описание выполненных работ",
  под ней в ячейке "оказанных услуг),",
  под ней в ячейке "имущественного права".
• Элементы формы документа и данные не должны быть вставлены как объекты (заголовки и данные должны быть записаны непосредственно в ячейках).

Сформированный Вашим инструментом для Excel файл-источник может иметь особенности. Если файл сформирован при помощи некоторых генераторов отчётов или является совсем старым форматом Excel, его конвертация в варианте "как есть" вызовет ошибку. Для устранения такой ошибки сгенерированный Вашим инструментом файл откройте в Excel и пересохраните его, а затем передайте на конвертацию уже пересохранённый через Excel файл.

XML-файлы формируются в регламентированных XML-форматах, которые установлены законодательно для соответствующего типа документа. Поэтому созданный XML-файл принимается любым оператором ЭДО, а также иными системами, которые работают с законодательными форматами XML.

На текущий момент для Товарной накладной действуют 2 электронных формата, они оба генерируются в XMLdoc:

• "ON_NSCHFDOPPR_" - это конвертация в XML-формат по Приказу ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, функция "ДОП";
• "DP_TOVTORGPR_" - это конвертация в XML-формат по Приказу ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.

Также и для Акта об оказании услуг действуют и генерируются 2 электронных формата:

• "ON_NSCHFDOPPR_" - это конвертация в XML-формат по Приказу ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, функция "ДОП";
• "DP_REZRUISP_" - это конвертация в XML-формат по Приказу ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.

Для отправки контрагенту через оператора ЭДО нужно использовать один из указанных форматов.

XML-формат по Приказу № ММВ-7-15/820@ является более "свежим", консолидирует в себе много документов и предусматривает разделение всех документов по 3-м функциям: "СЧФ" - счёт-фактура, "СЧФДОП" - УПД, "ДОП" - прочие документы. В прочие документы "ДОП" при этом попадают несколько типов документов: "УПД со статусом 2", "Товарная накладная", все виды "Актов". По причине этого объединения обычно документы по Приказу № ММВ-7-15/820@ с функцией "ДОП" загружаются у операторов ЭДО как "УПД со статусом 2". Часто у операторов ЭДО в документе с функцией "ДОП" есть возможность сменить тип документа. Однако надо помнить, что тип документа зафиксируется только в рамках этого оператора ЭДО, и он не передастся в роуминг из-за отсутствия этой информации в структуре самого документа - т.е отправив такую Товарную накладную через одного оператора ЭДО клиенту, у которого другой оператор ЭДО, клиент после роуминга, скорее всего, увидит её как "УПД со статусом 2". В случае если Вы и клиент работаете с одним оператором ЭДО, проблемы не возникнет.

Форматы по Приказам № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@ - более специализированные и заточенные только на свой документ, поэтому, к примеру, для Товарной накладной они содержат больше подробностей (содержат "Вид упаковки", "Количество в одном месте", "Количество мест", "Масса брутто" и т.п.; этой информации нет в электронном документе по Приказу № ММВ-7-15/820@).

Помимо этих моментов надо принять во внимание также и то, как с конкретным электронным форматом работает Ваш оператор ЭДО. Например, Контур.Диадок не предусматривает возможность ручного редактирования загружаемых документов НЕ по Приказу № ММВ-7-15/820@.

Онлайн-сервис XMLdoc при конвертации Акта об оказании услуг и Товарной накладной формирует 2 XML-файла по 2-м этим форматам.

Возможно, что не вся информация из Excel-формы документа передастся в XML-документ, просто потому что она не предусмотрена в соответствующем электронном формате. Это в бОльшей мере касается документов для контрагентов.

В частности, в электронный документ не передаётся информация:

• О втором ответственном сотруднике (главном бухгалтере) - для электронного документа требуется только одна подпись, и поэтому передаётся информация только по одному подписанту (в отличие, например, от печатной формы счёта-фактуры, где требуются 2 подписи - руководителя и главного бухгалтера).
• О НЕобщедоступных деталях по покупателю, например конкретном подписанте со стороны покупателя ("Груз принял ...", Груз получил ...", "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни ...") - на момент отправки электронного документа через оператора ЭДО неизвестно, какой сотрудник покупателя поставит в нём свою электронную подпись (распишется в нём, если всё было бы на бумаге).
• Об элементах форматирования типа подитогов по листам, итогов по листам и номерам "Документ составлен на ... листах", "Приложение на ... листах", "содержит ... порядковых номеров", "всего мест ..." и т.п.
• О дополнительных редко используемых реквизитах организации, например "Вид деятельности по ОКДП".
• О маловажных данных для отдельных документов и форматов, например, в Товарную накладную, сформированную по Приказу ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, не передаётся информация "Вид упаковки", "Количество в одном месте", "Количество мест", "Масса брутто" (она не предусмотрена в структуре документа).

На текущий момент в сервисе XMLdoc нет возможности сформировать УПД с кодами маркировки. Это связано с техническими и логическими "тонкостями" использования кодов маркировки:

• В регламентированной печатной форме УПД не предусмотрено конкретных колонок и позиций для размещения кодов маркировки, поэтому автоматическая обработка формы не сможет однозначно идентифицировать такие данные;
• Коды маркировки представляют собой сложную комбинацию букв, цифр и символов; некоторые используемые в кодах маркировки символы могут по умолчанию преобразовываться в ячейках Excel, что будет повреждать переданный код маркировки;
• Нередко под одной строкой УПД "скрываются" не просто несколько кодов маркировки, а сотни и даже тысячи.

Для формирования таких электронных УПД рекомендуем использовать специализированные программные решения, ориентированные на работу с кодами маркировки.