XMLdoc автоматически формирует электронные документы в формате XML из популярных форм соответствующих документов и отчётов, сохранённых в форматах Excel. Электронные документы в формате XML заменяют бумажные документы и отправляются через операторов ЭДО в налоговую (например, приложения к Налоговой декларации по НДС, различные уведомления) или контрагентам (например, счета-фактуры, УПД, накладные, акты, акты сверки).
XMLdoc Вам пригодится в следующих случаях:
XML-документ - это документ, представленный в виде электронного файла в формате XML. Формат XML является наиболее распространенным форматом для электронных документов.
Документ в формате XML (документ в XML-формате, XML-документ) представляет собой регламентированную структуру данных - фактически это значимая/содержательная информация из реального документа в определенной структуре, но без какого-либо отображения/визуализации/форматирования этой информации (как это происходит в документах, предназначенных для печати). Регламентированная структура данных подразумевает соблюдение определённых правил и требований, которые обычно подробно описаны в соответствующих Приказах ФНС России.
XML-документы невозможно получить простым сохранением из Excel, поскольку при таком сохранении не будет соблюдаться структура данных, которая требуется в соответствии с Приказами ФНС.
Нажмите кнопку "Войти или зарегистрироваться" на главном экране или в меню выберите пункт "Личный кабинет". Откроется форма "Вход", перейдите в ней на вкладку "Регистрация".
Обратите также внимание, что адреса электронной почты в домене @gmail.com в данный момент не принимают наши электронные письма. Просим Вас при регистрации использовать другие адреса электронной почты.
Зайдите в онлайн-сервис XMLdoc, используя Ваш логин и пароль. Предварительно зарегистрируйтесь, если Вы ещё не зарегистрированы в онлайн-сервисе XMLdoc. При входе в специальном поле "Код с картинки" введите символы показанной Вам капчи. Откроется дополнительное меню, где по умолчанию будет выбран раздел "Конвертация"; также будут доступны следующие пункты: "История конвертаций", "Информация профиля", "Выход".
Историю ранее сконвертированных файлов и ссылки на сформированные XML-файлы можно увидеть в разделе "История конвертаций".
В случае возникновения ошибки при конвертации в XMLdoc рекомендуем выполнить следующие действия:
Для корректной конвертации Ваш документ должен быть соответствующего типа. Актуальный список конвертируемых документов можно увидеть на главной странице в блоке "Какие документы и отчеты мы уже конвертируем из Excel в XML?" и в Личном кабинете в разделе "Конвертация" по ссылке "Какие типы документов и в какие XML-форматы сейчас конвертируются?"
Также Excel-файл должен удовлетворять следующим условиям:
Сформированный Вашим инструментом для Excel файл-источник может иметь особенности. Если файл сформирован при помощи некоторых генераторов отчётов или является совсем старым форматом Excel, его конвертация в варианте "как есть" вызовет ошибку. Для устранения такой ошибки сгенерированный Вашим инструментом файл откройте в Excel и пересохраните его, а затем передайте на конвертацию уже пересохранённый через Excel файл.
XML-файлы формируются в регламентированных XML-форматах, которые установлены законодательно для соответствующего типа документа. Поэтому созданный XML-файл принимается любым оператором ЭДО, а также иными системами, которые работают с законодательными форматами XML.
На текущий момент для Товарной накладной действуют 2 электронных формата, они оба генерируются в XMLdoc:
Также и для Акта об оказании услуг действуют и генерируются 2 электронных формата:
Для отправки контрагенту через оператора ЭДО нужно использовать один из указанных форматов.
XML-формат по Приказу № ММВ-7-15/820@ является более "свежим", консолидирует в себе много документов и предусматривает разделение всех документов по 3-м функциям: "СЧФ" - счёт-фактура, "СЧФДОП" - УПД, "ДОП" - прочие документы. В прочие документы "ДОП" при этом попадают несколько типов документов: "УПД со статусом 2", "Товарная накладная", все виды "Актов". По причине этого объединения обычно документы по Приказу № ММВ-7-15/820@ с функцией "ДОП" загружаются у операторов ЭДО как "УПД со статусом 2". Часто у операторов ЭДО в документе с функцией "ДОП" есть возможность сменить тип документа. Однако надо помнить, что тип документа зафиксируется только в рамках этого оператора ЭДО, и он не передастся в роуминг из-за отсутствия этой информации в структуре самого документа - т.е отправив такую Товарную накладную через одного оператора ЭДО клиенту, у которого другой оператор ЭДО, клиент после роуминга, скорее всего, увидит её как "УПД со статусом 2". В случае если Вы и клиент работаете с одним оператором ЭДО, проблемы не возникнет.
Форматы по Приказам № ММВ-7-10/551@ и № ММВ-7-10/552@ - более специализированные и заточенные только на свой документ, поэтому, к примеру, для Товарной накладной они содержат больше подробностей (содержат "Вид упаковки", "Количество в одном месте", "Количество мест", "Масса брутто" и т.п.; этой информации нет в электронном документе по Приказу № ММВ-7-15/820@).
Помимо этих моментов надо принять во внимание также и то, как с конкретным электронным форматом работает Ваш оператор ЭДО. Например, Контур.Диадок не предусматривает возможность ручного редактирования загружаемых документов НЕ по Приказу № ММВ-7-15/820@.
Онлайн-сервис XMLdoc при конвертации Акта об оказании услуг и Товарной накладной формирует 2 XML-файла по 2-м этим форматам.
Возможно, что не вся информация из Excel-формы документа передастся в XML-документ, просто потому что она не предусмотрена в соответствующем электронном формате. Это в бОльшей мере касается документов для контрагентов.
В частности, в электронный документ не передаётся информация:
На текущий момент в сервисе XMLdoc нет возможности сформировать УПД с кодами маркировки. Это связано с техническими и логическими "тонкостями" использования кодов маркировки:
Для формирования таких электронных УПД рекомендуем использовать специализированные программные решения, ориентированные на работу с кодами маркировки.